Sustento de gastos por pérdida de comprobante de venta

FUENTE: EXTRACTOS DE LAS ABSOLUCIONES DE LAS CONSULTAS FIRMADAS POR EL DIRECTOR GENERAL DEL SERVICIO DE RENTAS INTERNAS  CORRESPONDIENTES A LOS MESES DE ENERO A DICIEMBRE DEL 2018

Fecha: 30 de octubre del 2018

Oficio: 917012018OCON002749

Consultante: LA CUADRA COMPAÑÍA INMOBILIARIA Y COMERCIALIZADORA S.A. INMOSOLUCIÓN 

Referencia:

SUSTENTO DE GASTOS POR PÉRDIDA DE COMPROBANTES DE VENTA

Antecedentes:

Manifiesta el consultante que el 27 de junio de 2017 entregó la factura No. 001-004 emitida por INMOSOLUCIÓN S.A. al Instituto de Seguridad Social de las Fuerzas Armadas (ISSFA), por concepto de reembolso de gastos por un valor total de USD. 265.529,76 por concepto de gastos de administración y otros, por inmuebles pertenecientes al ISSFA, los cuales fueron previamente revisados y aceptados entre las partes, considerando que se anexaron como documentos de sustento las facturas originales de los gastos. No obstante lo anterior, el ISSFA indicó que no ha recibido las facturas originales de los gastos o a su vez se han extraviado, y haciendo mención al artículo 36 del Reglamento de Aplicación a la Ley de Régimen tributario Interno en el cual se menciona a los “originales de tales comprobantes”, solicita se adjunten las facturas originales de los proveedores de INMOSOLUCIÓN S.A., de lo contrario no procederán con el pago. INMOSOLUCIÓN S.A. ha solicitado a sus proveedores que les faciliten copias certificadas, con fiel copia del original ante notario público de todas y cada una de las facturas que se extraviaron, y además realizó la denuncia ante el Consejo de la Judicatura, mediante el Formulario de Constancia de Documentos Extraviado.

 Consulta:

 “1. ¿En el caso de extravío de los comprobantes originales de venta necesarios para sustentar un reembolso de gastos, cuál es la forma legal para sustentar la veracidad de dichos documentos y que estos sean aceptados por quien los recibe?

2. ¿La copia certificada y notariada por el emisor de los documentos originales, sirve de sustento suficiente para requerir el reembolso de gastos?”

Base Jurídica:

Código Tributario: Art. 128,

Reglamento a los Comprobantes de Venta, Retención y Complementarios: Art. 1, Art. 41.

Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno: Art. 36.

Ley Notarial: Art.18

Absolución:

De   conformidad   con   lo   previsto   en   el   artículo   135   del   Código  Tributario, esta Administración Tributaria considera que el régimen jurídico tributario citado es el que corresponde a la situación consultada, por lo que en virtud de lo relatado por INMOSOLUCIÓN S.A., en caso de pérdida de los comprobantes de venta originales, las copias certificadas y notariadas de las facturas emitidas por los proveedores de los bienes o servicios objeto de reembolso, constituyen un medio de prueba para el reconocimiento, por parte de esta Administración Tributaria, del reembolso de gastos previsto en el artículo 36 del  Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno. Sin perjuicio de la verificación de que el gasto tenga una secuencialidad formal-material, demostrándose sustentadamente a través de la emisión de los comprobantes de venta, retención y complementarios, forma de pago, acreditación en cuenta en favor del beneficiario y la verificación de la fuente de la obligación que demuestre que efectivamente se haya realizado la transferencia del bien o que se haya prestado el servicio, relativo al reembolso de gastos.

De verificarse los elementos señalados en el párrafo anterior, es procedente para el consultante adjuntar, a la factura de reembolso de gastos, las copias certificadas y notariadas de los comprobantes de venta objeto de reembolso.