Sustento de reembolso de gastos de comprobantes electrónicos

FUENTE: EXTRACTOS DE LAS ABSOLUCIONES DE LAS CONSULTAS FIRMADAS POR EL DIRECTOR GENERAL DEL SERVICIO DE RENTAS INTERNAS  CORRESPONDIENTES A LOS MESES DE ENERO A DICIEMBRE DEL 2018

Fecha: 13 de julio del 2018

Oficio: 917012016OCON001053

Consultante: AGRIPAC S. A.

Referencia:

SUSTENTO DEL REEMBOLSO DE GASTOS DE COMPROBANTES ELECTRÓNICOS

Antecedentes: 

La compañía Agripac S. A. comercializa al por mayor y menor insumos agrícolas, agropecuarios, avícolas entre otros productos relacionados. Para realizar estas actividades, cuenta con representantes de ventas quienes incurren en varios gastos, los cuales son reembolsados posteriormente por el consultante.

Para emitir la liquidación de compra de bienes y prestación de servicios o la liquidación de gastos de viaje según corresponda, solicita a sus empleados le proporcionen los comprobantes de venta que soporten los gastos realizados, opina, que para realizar este reembolso de gastos, es suficiente que sus empleados entreguen los comprobantes de venta en formato digital debido a que esta información tiene la misma validez jurídica que los documentos impresos.

Consulta:

1.“¿Para proceder con el reembolso de gastos, es necesario que los representantes de venta (empleados) le proporcionen a Agripac S. A. la representación del documento electrónico (RIDE) de forma impresa, o es posible que nos proporcionen solamente el comprobante de venta electrónico de forma digital o magnética?”.

2. “¿Es necesario que Agripac S. A. mantenga un archivo físico de las representaciones impresas de los documentos electrónicos (RIDE) que soportan dichos reembolsos de gastos, o podría sólo archivarlos de forma digital o magnética?”.

3. “¿En el caso de que el Servicio de Rentas Internas solicite los comprobantes de venta que soportan dichos reembolsos de gastos dentro de una determinación tributaria o dentro de un proceso de control, el requerimiento de información se consideraría cumplido con la entrega de los comprobantes electrónicos de forma digital o magnética?”.

Base Jurídica: 

Constitución de la República del Ecuador, Art. 300.

Código Tributario, Art. 73.

Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos año 2002, Art. 2. Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios, Art. 13., Art. 41., y el Art. 42.

Resolución No. NAC-DGERCGC14-00790 del 2014, Art. 6.

Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno, Art. 28., Art. 36., Art. 260.

Absolución: 

En atención a su primera consulta, la compañía Agripac S. A. de conformidad con el literal d) del artículo 13 del Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios, en concordancia con el artículo 36 del Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno, debe sustentar el reembolso de gastos incurridos por sus empleados a través de la emisión de una liquidación de compra de bienes y prestación de servicios. Dicho reembolso, debe estar respaldado en comprobantes de venta que hubieren sido emitidos bajo cualquier esquema (físico o electrónico), siempre que cumplan con los requisitos establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios.

Respecto a la segunda pregunta, de acuerdo con el último inciso del artículo 42 y el artículo 41 del Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios, en concordancia con el artículo 2 de la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos, su representada debe conservar los comprobantes de venta emitidos o recibidos bajo cualquier esquema (físico o electrónico), por el plazo mínimo de siete años.

En cuanto a la tercera interrogante, el primer inciso del artículo 260 del Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno, prevé que el Servicio de Rentas Internas, podrá requerir por escrito al sujeto pasivo toda información tributaria para el cumplimiento de sus fines. Por lo tanto, el consultante de conformidad con el principio constitucional tributario de simplicidad administrativa, puede remitir la documentación en la forma que tuviere disponible.